Raport dobowy i miesięczny z terminala

Raport wysyłki z terminala Polcard potwierdza wpływ środków z transakcji kartowych na platformę Polcard24 po zakończeniu dnia. Taką funkcję pełni raport z terminala POIS w punkcie kasowym Centrum Narciarstwa Biegowego w Klikuszowej.¹
Ten poradnik wyjaśnia, jak zamknąć dzień, sprawdzić wydruk i uzgodnić rozliczenia.

Czym jest raport wysyłki z terminala Polcard i co zawiera?

Raport wysyłki z terminala Polcard potwierdza zamknięcie dnia i pokazuje saldo przekazane przez terminal. W Urzędzie Gminy Grębocice dokumentuje prawidłowe zamknięcie dnia na terminalu First Data Polcard. Jeśli nie było transakcji, terminal drukuje Raport dnia.²
Na wydruku sprawdź liczbę transakcji i ich łączną kwotę. Instrukcja PolCard zaleca porównać obie wartości z pozycjami wyszczególnionymi w raporcie.³

Saldo z raportu wysyłki porównaj z zapisami sprzedaży kartowej. Sam wydruk nie oznacza jeszcze, że pieniądze wpłynęły na rachunek bankowy.
Według PolCard środki mogą dotrzeć na konto nawet następnego dnia roboczego po wysyłce transakcji. O terminie decyduje umowa.⁴

Raport wysyłki dotyczy zamknięcia dnia z transakcjami. Raport dnia dokumentuje zamknięcie bez transakcji.

Jak wygenerować i wydrukować raport wysyłki z terminala Polcard?

Raport wysyłki z terminala Polcard sporządź przy zamknięciu dnia. Wydruk posłuży później do rozliczenia płatności kartowych.
W Urzędzie Miejskim w Mszczonowie kasjer przygotowuje dokument oznaczony „Raport Wysyłki–Raport Dnia” 1 raz dziennie.⁵

• Kasjer sprawdza transakcje dnia na terminalu płatniczym. Przed sporządzeniem raportu kończy obsługę płatności.
• Kasjer uruchamia zamknięcie dnia w menu terminala. Postępuje przy tym zgodnie z instrukcją obsługi urządzenia.
• Kasjer odbiera wydruk po zakończeniu operacji. Sprawdza nazwę raportu i widniejące na nim saldo.
• Kasjer zachowuje raport wraz z dokumentacją kasy. Na tej podstawie uzgadnia transakcje kartowe z rozliczeniem dnia.

Po zamknięciu dnia kasjer ma wydruk potrzebny do uzgodnienia operacji. Porównaj pozycję „RAZEM” z ewidencją kasjera.
We wzorze raportu PolCard pozycja ta wskazuje 8 operacji.³

Co zrobić, gdy terminal Polcard nie wysyła lub nie drukuje raportu?

Terminal Polcard, który nie zamknął dnia automatycznie, wymaga w Urzędzie Gminy Grębocice niezwłocznej próby ręcznego zamknięcia.²
Nieudana próba lub napis „Salda nieuzgodnione” na raporcie wysyłki wymagają niezwłocznego pisemnego zgłoszenia do First Data Polcard.²

Brak wydruku raportu wymaga sprawdzenia papieru oraz komunikatu na ekranie. Następnie zanotuj wynik zamknięcia dnia.
Brak wydruku nie przesądza o wysłaniu rozliczenia. Trzeba odróżnić problem drukarki od nieudanego zamknięcia.

Jak potwierdzić, że raport wysyłki z terminala Polcard dotarł do operatora?

Wynik zamknięcia dnia odczytaj z raportu wysyłki z terminala Polcard. Jego saldo porównaj z transakcjami, a wpływ pieniędzy na rachunek sprawdź osobno.
W Urzędzie Miejskim w Mszczonowie raport kasjera potwierdza wpływ środków na platformę Polcard w dniu transakcji.⁵
PolCard zaleca sprawdzić wysyłkę w OnePortal24, w zakładce „Finanse – Wysyłki”. Najlepiej zrobić to po około 24 godzinach od wysyłki.⁶

Tabela pokazuje, kiedy uzgadnia się saldo i kiedy środki trafiają na rachunek bankowy.
W ofercie terminali PolCard termin przekazania pieniędzy zależy od umowy.⁴

Dane w tabeli: 1,2,7

Kopię potwierdzenia transakcji kartą Urząd Miejski w Mszczonowie dołącza do dziennego raportu wysyłki.⁵
W Grębocicach pracownik dołącza raport wysyłki do dziennego raportu płatności bezgotówkowych. Komplet przekazuje księgowości budżetowej.²
Urząd przechowuje raporty wysyłki i raporty dnia chronologicznie, według miesięcy i lat.²
Jeśli dokumenty stanowią pozostałe dowody księgowe, przechowuj je minimum 5 lat od początku następnego roku obrotowego. Podstawą jest art. 74 ust. 2 pkt 8 i ust. 3.⁸

Potwierdzenie wysyłki na platformę operatora i wpływ pieniędzy na rachunek to osobne etapy. Pierwszy nie dowodzi, że nastąpił już drugi.
PolCard wiąże termin wypłaty po wysyłce z warunkami umowy.⁴

Najczęściej zadawane pytania

Czy do dziennego raportu wysyłki dołącza się potwierdzenia płatności kartą?

Tak. Urząd Miejski w Mszczonowie dołącza kopię potwierdzenia transakcji kartą do dziennego raportu wysyłki.

Komu przekazać dokumenty dotyczące płatności bezgotówkowych?

W Grębocicach raport wysyłki dołącza się do dziennego raportu płatności bezgotówkowych, a komplet przekazuje księgowości budżetowej.

Jak porządkować raporty wysyłki i raporty dnia?

Urząd przechowuje je chronologicznie, według miesięcy i lat.

Jak długo przechowywać raporty jako dowody księgowe?

Jeśli stanowią pozostałe dowody księgowe, należy je przechowywać minimum 5 lat od początku następnego roku obrotowego.

Czy raport wysyłki można przechowywać bez dokumentacji kasy?

W opisanej procedurze kasjer zachowuje raport wraz z dokumentacją kasy, aby wykorzystać go do uzgodnienia transakcji kartowych z rozliczeniem dnia.