Kasa online u fryzjera — obowiązek i terminy

Fryzjerzy muszą ewidencjonować sprzedaż usług na kasie fiskalnej online od 1 lipca 2021 r.¹
Obowiązek dotyczy też salonów fryzjersko-kosmetycznych. Poniżej wyjaśniamy, jak działa kasa online i na co zwrócić uwagę przy wyborze urządzenia do ewidencjonowania usług².

Na czym polega obowiązek używania kasy fiskalnej online przez fryzjera i od kiedy obowiązuje?

Salony fryzjerskie muszą ewidencjonować sprzedaż usług na kasie online od 1 lipca 2021 r.³
Pierwotnie obowiązek miał wejść w życie 1 stycznia 2021 r., lecz termin przesunięto. Ta wcześniejsza data pozostała więc terminem planowanym, a nie dniem rozpoczęcia obowiązku⁴.

Obowiązek stosowania kasy online dotyczy fryzjerów niezależnie od obrotu.⁵
Nawet niewielka sprzedaż usług nie zwalnia salonu z używania takiego urządzenia. Roczny limit zwolnienia z obowiązku używania kasy wynosi 20 000 zł, ale nie obejmuje usług fryzjerskich⁶.

Kasa fiskalna z elektronicznym zapisem kopii nie może służyć do ewidencjonowania usług fryzjerskich po wejściu obowiązku w życie.³
Nie pomaga pozostawienie jej w salonie jako urządzenia rezerwowego. Od 1 lipca 2021 r. również w takiej sytuacji sprzedaż usług trzeba rejestrować na kasie online⁷.

Salon fryzjerski, który nie pracuje i nie przyjmuje płatności za usługi, według Beauty Razem nie musi w tym czasie posiadać kasy online.³
Obowiązek wiąże się ze sprzedażą, a nie z samym prowadzeniem działalności. Art. 111 ust. 1 ustawy o VAT odnosi ewidencjonowanie do sprzedaży na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych⁸.

Czym jest kasa fiskalna online?

Kasa fiskalna online ewidencjonuje sprzedaż i automatycznie przekazuje dane o transakcjach do Centralnego Repozytorium Kas.⁹
Fryzjer rejestruje na niej usługę, a urządzenie wysyła zapisane dane przez internet. Podstawę tego przekazywania stanowi art. 111a ust. 3 ustawy o VAT⁸.

Chwilowa utrata internetu nie usuwa danych: kasa online nadal zapisuje sprzedaż i przesyła informacje po odzyskaniu połączenia.⁹
Praca salonu może więc trwać, choć łączność trzeba przywrócić niezwłocznie. Takie postępowanie podczas czasowej utraty połączenia przewiduje art. 111 ust. 3ab pkt 1 ustawy o VAT⁸.

Co daje fryzjerowi kasa fiskalna online poza spełnieniem obowiązku?

Fryzjer zobowiązany przepisami do wymiany starej kasy mógł skorzystać z ulgi na zakup urządzenia online.¹⁰
Ulga wynosiła 90% ceny zakupu, nie więcej niż 700 zł. Nie była więc odrębnym rabatem sprzedawcy na kasę^1,11

Fiskalizacja oznacza uruchomienie kasy w trybie rejestrowania sprzedaży. Beauty Razem wskazuje terminową fiskalizację jako warunek uzyskania zwrotu.³
Sama wymiana urządzenia nie wystarczała. Aby skorzystać z ulgi za obowiązkową wymianę, należało rozpocząć ewidencjonowanie na kasie online najpóźniej 1 lipca 2021 r.⁷

Kasa online u fryzjera i kosmetyczki – podsumowanie obowiązku i terminów

Wymiana kasy w salonie fryzjerskim lub fryzjersko-kosmetycznym obejmuje także zamknięcie starego urządzenia. Potem trzeba pamiętać o przeglądach nowej kasy. Dla usług fryzjerskich obowiązek zaczął się we wskazanym wcześniej terminie. 1 stycznia 2023 r. weszła w życie sprzedaż wyłącznie kas online; nie była to data rozpoczęcia obowiązku u fryzjerów.^1,12

Przy wymianie kasy liczy się kolejność czynności i ograniczenia dotyczące starego urządzenia. Po spełnieniu warunków ulgi przedsiębiorca może odliczyć 90% ceny zakupu kasy online bez VAT, nie więcej niż 700 zł⁶.

• Wyrejestrowanie starej kasy należy do obowiązków przedsiębiorcy wymieniającego dotychczasowe urządzenie.¹
• Stara kasa nie może pozostać urządzeniem rezerwowym dla działalności objętej obowiązkiem stosowania kas online.¹⁰
• Fiskalizację kasy online przeprowadza uprawniony serwisant. Informacja o tej czynności trafia automatycznie do Centralnego Repozytorium Kas.¹⁰

Przegląd kasy online trzeba wykonywać co 2 lata; za jego brak wskazano karę 300 zł.¹⁰
Termin kolejnego przeglądu pozostaje istotny także po zakończeniu wymiany. Salon powinien go pilnować podczas dalszego używania urządzenia¹³.

Jakie cechy kasy są istotne przy ewidencjonowaniu usług fryzjerskich i kosmetycznych?

Wybór kasy zależy od sposobu pracy salonu, ale rachunek nie kończy się na cenie urządzenia. Trzeba uwzględnić również fiskalizację i zamknięcie starej kasy. W czerwcu 2021 r. zrabatowane urządzenia dla salonów kosztowały według Beauty Razem od około 1650 zł do ponad 2000 zł brutto za kasę. Zamknięcie starej kasy z kopią elektroniczną kosztowało wówczas zwykle 150–300 zł jednorazowo.³
To ceny historyczne, nie obecny cennik.

Tabela pokazuje historyczne ceny zakupu urządzeń oraz usługi uwzględnione w promocjach Beauty Razem; nie jest rankingiem kas³.

Dane w tabeli: 3

Osobna tabela pokazuje historyczne koszty zamknięcia starej kasy i pozostałe warunki promocji Beauty Razem przy poszczególnych urządzeniach.

Dane w tabeli: 3

W obu ofertach cenę zamknięcia starej kasy obniżono z 300 zł za usługę. Do promocji dołączono też kupon o wartości 200 zł³.

Tabela przedstawia historyczne warunki abonamentu, fiskalizacji i obsługi płatności kartą w ofercie iPOS Smart³.

Do obu stawek prowizji doliczano 10 gr za transakcję. Salon, który nie przyjmuje kart, nie musi uwzględniać kosztów obsługi takich płatności przy wyborze kasy.

Program Polska Bezgotówkowa przedstawiano w ofercie iPOS Smart jako źródło zwrotu 420 zł przy zakupie urządzenia. Wraz z opisaną wcześniej ulgą podatkową wskazywano maksymalny łączny zwrot 1120 zł. Osobno Beauty Razem określało rabat promocyjny na 1049 zł: 449 zł od razu i 600 zł rozłożone na 5 lat. Wskazano też kupon o wartości takiej jak przy pozostałych ofertach.³
Przy ocenie tej historycznej oferty koszt urządzenia fiskalnego i obsługi płatności kartą trzeba liczyć osobno.

Najczęściej zadawane pytania

Czy awaria internetu uniemożliwia fryzjerowi dalszą sprzedaż usług?

Nie. Kasa nadal zapisuje sprzedaż, a dane przesyła po odzyskaniu połączenia; internet trzeba przywrócić niezwłocznie.

Czy salon bezczynny i nieprzyjmujący płatności musi w tym czasie mieć kasę online?

Według Beauty Razem obowiązek wiąże się ze sprzedażą, więc salon, który nie pracuje i nie przyjmuje płatności za usługi, nie musi w tym czasie posiadać kasy online.

Czy starą kasę z elektronicznym zapisem kopii można zostawić jako rezerwową?

Nie. Nie może służyć do ewidencjonowania usług fryzjerskich ani jako urządzenie rezerwowe.

Kto przeprowadza fiskalizację kasy online i jak zgłaszana jest ta czynność?

Fiskalizację przeprowadza uprawniony serwisant, a informacja o niej trafia automatycznie do Centralnego Repozytorium Kas.

Czy samo kupienie nowej kasy wystarczało, by skorzystać z ulgi przy obowiązkowej wymianie?

Nie. Trzeba było rozpocząć ewidencjonowanie na kasie online najpóźniej 1 lipca 2021 r.; sama wymiana urządzenia nie wystarczała.

Ceny i warunki sprawdzone u źródeł: październik 2026.